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1. Identification du poste
Intitulé du poste : Responsable de la Passation des Marchés
Direction / Service : Administration et Finances / Cellule de Passation des Marchés
Supérieur hiérarchique : Directeur Administratif et Financier / Directeur Général
Lieu d’affectation : Antananarivo
Type de contrat : CDI / CDD selon les dispositions en vigueur
Statut : Cadre / Responsable
2. Mission principale
Le/la Responsable de la Passation des Marchés assure la planification, la préparation, la coordination, le suivi et le contrôle des procédures de passation des marchés de l’organisation.
Il/elle veille à ce que les acquisitions de biens, travaux, services et prestations intellectuelles soient réalisées dans le respect des règles, procédures, principes de transparence, d’égalité de traitement, de concurrence et d’efficacité, ainsi que des procédures internes et de la réglementation applicable.
3. Responsabilités principales
A. Planification des marchés
- Élaborer et mettre à jour le Plan de Passation des Marchés (PPM).
- Recueillir les besoins des différentes directions et services.
- Vérifier la cohérence des besoins avec les budgets disponibles.
- Programmer les procédures en fonction des priorités et des délais.
- Anticiper les échéances liées aux marchés en cours et à renouveler.
- Préparer le calendrier prévisionnel des consultations.
B. Préparation des dossiers de consultation
- Accompagner les services demandeurs dans la définition de leurs besoins.
- Vérifier les spécifications techniques et les termes de référence.
- Préparer ou coordonner la préparation des dossiers de consultation.
- Déterminer, conformément aux règles applicables, la procédure de passation appropriée.
- Préparer les demandes de cotation, consultations, appels d’offres ou autres dossiers nécessaires.
- S’assurer de la conformité administrative et technique des dossiers avant lancement.
C. Lancement et conduite des procédures
- Organiser et suivre le lancement des consultations.
- Assurer la publicité et la diffusion des avis selon les exigences applicables.
- Réceptionner et enregistrer les offres et propositions.
- Garantir la confidentialité des informations relatives aux soumissionnaires et aux offres.
- Organiser les séances d’ouverture des offres lorsque la procédure l’exige.
- Préparer les documents nécessaires aux commissions ou comités compétents.
- Assurer le secrétariat des commissions de passation ou d’évaluation, lorsque requis.
D. Évaluation et attribution
- Vérifier la conformité administrative des offres.
- Coordonner l’analyse technique et financière avec les services compétents.
- Veiller au respect des critères d’évaluation préalablement établis.
- Préparer les procès-verbaux, rapports d’évaluation et documents d’attribution.
- Assurer la traçabilité des différentes étapes de la procédure.
- Préparer les notifications aux soumissionnaires.
- Participer à la préparation des contrats et documents contractuels.
E. Suivi de l’exécution des marchés
- Tenir à jour le tableau de suivi des marchés.
- Suivre les délais d’exécution, livraisons et échéances contractuelles.
- Assurer le suivi administratif des contrats.
- Suivre les avenants, modifications, renouvellements et résiliations.
- Alerter la hiérarchie en cas de retard, difficulté ou risque contractuel.
- Collaborer avec les services financiers pour le suivi des engagements et paiements.
- Veiller à l’archivage des pièces justificatives relatives aux marchés.
F. Contrôle et conformité
- Veiller au respect de la réglementation applicable à la commande publique.
- Contrôler la conformité des procédures aux règles internes.
- Identifier les risques liés aux procédures d’achat.
- Mettre en place des mesures permettant de sécuriser les opérations.
- Préparer les documents nécessaires aux contrôles et audits.
- Assurer le suivi des recommandations issues des audits et contrôles.
- Signaler toute anomalie ou situation susceptible de compromettre la régularité d’une procédure.
4. Gestion documentaire et archivage
Le/la Responsable veille à la constitution et à la conservation d’un dossier complet pour chaque marché, comprenant notamment :
- demande d’achat ou expression de besoin ;
- termes de référence / spécifications techniques ;
- estimation du coût ;
- validation budgétaire ;
- dossier de consultation ;
- avis ou lettres de consultation ;
- liste des soumissionnaires consultés ;
- offres reçues ;
- procès-verbaux ;
- rapports d’évaluation ;
- décision d’attribution ;
- notification ;
- contrat ou bon de commande ;
- documents de livraison ou de réception ;
- factures et pièces justificatives ;
- correspondances ;
- avenants éventuels ;
- documents de clôture du marché.
5. Reporting
Le/la Responsable prépare périodiquement des tableaux de bord permettant notamment de suivre :
- le nombre de marchés lancés ;
- les marchés attribués ;
- les marchés en cours ;
- les marchés clôturés ;
- les montants engagés ;
- les montants attribués ;
- les délais de traitement ;
- les consultations infructueuses ;
- les marchés arrivant à échéance ;
- les éventuels litiges ou difficultés ;
- l’état d’avancement du Plan de Passation des Marchés.
Il/elle produit également les rapports périodiques demandés par la Direction.
6. Relations fonctionnelles
Le/la Responsable travaille en étroite collaboration avec :
- la Direction Générale ;
- la Direction Administrative et Financière ;
- les services comptables et financiers ;
- les responsables des projets ;
- les services techniques ;
- les services demandeurs ;
- les fournisseurs et prestataires ;
- les commissions ou comités chargés de l’évaluation ;
- les organismes de contrôle et d’audit ;
- les autorités ou structures compétentes en matière de marchés publics, lorsque nécessaire.
7. Profil recherché
Formation
- Bac+4 / Bac+5 en droit, gestion, administration publique, économie, finance, achats, management ou domaine équivalent.
- Une formation ou certification spécialisée en passation des marchés publics constitue un avantage.
Expérience
- Minimum 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans la passation des marchés, les achats, la gestion administrative, financière ou contractuelle.
- Une expérience dans une institution publique, ONG, projet financé par un bailleur, établissement public ou organisation similaire serait un atout.
- Expérience pratique dans la préparation et le suivi des dossiers de consultation et contrats.
8. Compétences techniques
Le/la candidat(e) doit maîtriser :
- les principes et procédures de passation des marchés ;
- la préparation des dossiers de consultation ;
- l’analyse administrative des offres ;
- le suivi contractuel ;
- la gestion des fournisseurs ;
- la planification des achats ;
- le suivi budgétaire ;
- l’archivage administratif ;
- la rédaction administrative et contractuelle ;
- les outils bureautiques, notamment Word et Excel.
La maîtrise des tableaux de bord et outils numériques de suivi des marchés constitue un avantage.
9. Qualités personnelles
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Intégrité et probité professionnelle ;
- Neutralité et impartialité ;
- Sens de la confidentialité ;
- Esprit d’analyse et de synthèse ;
- Capacité à respecter les délais ;
- Sens des responsabilités ;
- Autonomie ;
- Capacité à travailler sous pression ;
- Bonnes capacités rédactionnelles ;
- Aptitude à travailler en équipe ;
- Sens de la communication et de la négociation.
10. Indicateurs de performance
La performance du poste pourra notamment être évaluée sur :
| Indicateur | Objectif |
|---|---|
| Respect du Plan de Passation des Marchés | Suivi régulier et mise à jour |
| Respect des délais de procédure | Réduction des retards |
| Conformité des dossiers | Dossiers complets et conformes |
| Traçabilité des procédures | 100 % des étapes documentées |
| Suivi des contrats | Mise à jour régulière |
| Archivage | Dossiers complets et accessibles |
| Suivi des recommandations d’audit | Traitement dans les délais |
| Reporting | Rapports transmis dans les délais |
| Gestion des risques | Identification et remontée des anomalies |
11. Responsabilités particulières
Le/la Responsable de la Passation des Marchés est tenu(e) de :
- respecter strictement les procédures applicables ;
- garantir l’égalité de traitement des fournisseurs et soumissionnaires ;
- préserver la confidentialité des informations sensibles ;
- éviter toute situation de conflit d’intérêts ;
- assurer une documentation complète et traçable des procédures ;
- informer sans délai la hiérarchie de tout risque ou irrégularité constaté.
12. Autorité et limites du poste
Le/la Responsable de la Passation des Marchés assure la coordination et le contrôle procédural des opérations de passation.
Il/elle ne se substitue pas aux autorités habilitées pour :
- l’approbation des marchés ;
- l’engagement budgétaire ;
- la décision finale d’attribution ;
- la signature des contrats ;
- le paiement des fournisseurs.
Ces décisions relèvent des autorités compétentes conformément aux délégations et procédures en vigueur.
13. Livrables principaux
Le/la Responsable produit notamment :
- Plan de Passation des Marchés ;
- Calendrier prévisionnel des procédures ;
- Dossiers de consultation ;
- Procès-verbaux et rapports d’évaluation ;
- Notifications d’attribution ;
- Contrats et documents contractuels ;
- Tableau de suivi des marchés ;
- Rapports périodiques de passation ;
- État des marchés en cours et arrivant à échéance ;
- Dossiers d’audit et pièces justificatives ;
- Rapport annuel de passation des marchés.
Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à webmaster@ontm.mg